Berichtstool der Steuerbehörde

Anleitung zur Berichterstattung an das Finanzamt

Für Firmenfahrzeuge verlangt das Finanzamt, dass ein lückenloses Fahrtenbuch geführt wird, wenn kein Zusatzsteuerbetrag gezahlt wird.

Um dies zu vereinfachen, hat Rental Tracker ein praktisches Tool entwickelt, mit dem Sie Ihre Fahrten pro Zeitraum in einer Übersicht erfassen und geschäftliche sowie private Kilometer unterscheiden können.

Eine lückenlose Fahrtenbuchführung

Bitte geben Sie pro Fahrt Folgendes an:

Datum der Fahrt
Anfangs- und Endstand des Kilometerzählers
Abfahrts- und Ankunftsadresse. Wenn Sie einen Termin hatten und von Ihrer Arbeitsadresse dorthin und anschließend wieder zurückgefahren sind, haben Sie zwei Fahrten unternommen.
Zeitraum, in dem das Fahrzeug genutzt wurde
Von Ihnen gefahrene Route (falls abweichend von der üblichen Route)
Ob es sich um eine private Fahrt oder eine Geschäftsfahrt handelt
Die Anzahl der privat zurückgelegten Umwegkilometer, wenn während einer Fahrt sowohl geschäftliche als auch private Kilometer zurückgelegt werden

Klicken hier um die Informationen auf der Website der Steuerbehörde zu lesen.

Unser Tool zur Fahrtenerfassung

Unser Tool erfasst automatisch alle Fahrdaten und stellt diese in einem übersichtlichen Bericht dar.
Da das System mit GPS arbeitet, kann es zu einer geringen Abweichung gegenüber dem Kilometerzähler im Fahrzeug kommen. Überprüfen und kalibrieren Sie daher regelmäßig den Kilometerstand, um eine optimale Genauigkeit zu gewährleisten. Im Tool können Sie den Ausgangswert ganz einfach anpassen, damit die Berichte stets korrekt sind.

Die wichtigste Voraussetzung ist, dass der GPS-Tracker die Fahrten korrekt aufzeichnet, was dank unserer hochwertigen Hardware und stabilen Netzwerkverbindungen in der Regel problemlos funktioniert.

Bitte beachten Sie: Ein GPS-System ist von Faktoren wie Signal, Netz und Stromversorgung abhängig. In Ausnahmefällen kann eine Fahrt daher unvollständig erfasst werden. Indem Sie unsere Anweisungen befolgen, minimieren Sie dieses Risiko und nutzen unser Tool optimal.

Ihr wöchentlicher Bericht

Wir empfehlen Ihnen, den Bericht zunächst wöchentlich in Ihren Terminkalender einzutragen.
Sobald Sie mit dem Ablauf vertraut sind und die Zusammenarbeit zwischen Ihrem GPS-System und dem Bericht reibungslos funktioniert, können Sie auf eine monatliche Überprüfung umstellen.

So behalten Sie ganz einfach den Überblick und machen sich schnell mit dem Prozess vertraut – was langfristig der Benutzerfreundlichkeit zugutekommt.

Ihr Bericht für das Finanzamt in wenigen Schritten

Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der Nutzung des Tools. Einige Schritte werden in den nächsten Absätzen näher erläutert.

Navigieren Sie in Ihrem Konto zu ‘Tools’ → ‘Berichte’
Wählen Sie den Typ ‘A5: Meldung an das Finanzamt’ aus.’
Wählen Sie das Format ‘Bearbeitbarer Bericht’ aus.’
Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus
Wählen Sie unter ‘Geräte’ jeweils ein Fahrzeug aus
Klicken Sie auf ‘Generieren’
Geben Sie gegebenenfalls die privat zurückgelegten Kilometer ein
Passen Sie gegebenenfalls den Anfangsstand des Kilometerzählers an (eichung)
Laden Sie die Datei als .XLS (Excel) oder .PDF herunter und geben Sie ihr einen Titel

Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Kilometerstand

Unser System arbeitet mit einem virtuellen Kilometerzähler: Der Kilometerstand wird auf der Grundlage des eingegebenen Anfangswerts (idealerweise beim Einbau) und der anschließend laut GPS zurückgelegten Strecke berechnet.

Die Meldung an das Finanzamt basiert auf diesem virtuellen Kilometerstand, der geringfügig vom Stand des Kilometerzählers im Fahrzeug abweichen kann. Dies kann durch Faktoren wie Reifendruck, Fahrverhalten oder Wetterbedingungen bedingt sein.
Der virtuelle Kilometerstand ist also ein Hilfsmittel und nicht die genaue Grundlage für Ihre Fahrtenbuchführung.

Wir empfehlen daher, den Kilometerstand des Fahrzeugs wöchentlich – oder zumindest monatlich – zu überprüfen und den Anfangsstand im Bericht anzupassen, damit die Endstände wieder übereinstimmen.

Dateien speichern

Berichte speichern und verwalten

Wir empfehlen dringend, die Berichterstellung nicht erst am Jahresende durchzuführen, sondern regelmäßig – wöchentlich oder monatlich – und die Dateien zu speichern oder zusammenzufassen. So behalten Sie den Überblick und vermeiden Fehler.

Sind Sie nicht der Administrator des GPS-Systems? Dann müssen Sie in der Meldung an das Finanzamt noch Folgendes selbst angeben:

Die Fahrzeugmarke
Der Fahrzeugtyp
Das Kennzeichen (sofern es noch nicht im System erfasst ist)

Da es technisch noch nicht möglich ist, abweichende Routen automatisch zu erkennen, müssen Sie diese gegebenenfalls manuell hinzufügen.

Haftungsausschluss: Rental Tracker bietet ein Tool zur Fahrtenerfassung an, übernimmt jedoch keine Verantwortung für die Vollständigkeit oder Richtigkeit der eingegebenen Daten oder Berichte. Der Nutzer bleibt selbst dafür verantwortlich, die Anforderungen der Steuerbehörde zu erfüllen.